Provisionsabrechnungen – Definition, Ablauf, Beispiele & Automatisierung
TL;DR
Provisionsabrechnungen sind die monatlichen/vierteljährlichen Berechnungen und Auszahlungen variabler Vergütungen (z. B. Verkaufsprovisionen).
Unternehmen wechseln von Excel zu Automatisierungs-Tools, weil manuelle Abrechnungen fehleranfällig, zeitaufwendig und nicht prüfbar sind.
Centify bietet eine deutsch-/EU-konforme, no-code Provisionsabrechnungs-Software inklusive Consulting, die speziell für europäische SaaS- und Scale-ups entwickelt wurde.
1. Was sind Provisionsabrechnungen?
Provisionsabrechnung = strukturierter Prozess zur Berechnung, Validierung, Dokumentation und Auszahlung variabler Vergütung
für Vertrieb, Customer Success oder Partner.
Synonyme:
- Provisionsabrechnung
- Provisionsberechnung
- Provisionsmanagement
- Incentive Compensation
- Vertriebsvergütungssystem
- Commission Management
Eine Provisionsabrechnung umfasst typischerweise:
- Datenimport (CRM, ERP, Billing, Stripe, HubSpot, Salesforce)
- Berechnung nach festen Plänen (Umsatz, ARR, MRR, Stufen, Quoten)
- Prüfung (Transparenz, Audit-Trail, Änderungsprotokoll)
- Freigabe durch Finance/Revenue Ops
- Auszahlung + PDF-Nachweis für Mitarbeitende
2. Warum sind Provisionsabrechnungen in Excel ein Problem?
| Problem | Auswirkung | Risiko |
|---|---|---|
| Manuelle Formeln | Fehler in Tausenderhöhe | Vertrauensverlust im Vertrieb |
| Kein Audit-Trail | Keine Nachvollziehbarkeit | Revisionsrisiko |
| Langsame Monatsabschlüsse | Verzögerte Gehaltsläufe | Hohe Ops-Kosten |
| Keine Self-Service Transparenz | Rückfragen ohne Ende | Zeitverlust im Finance |
Unternehmen ab 20 Vertriebsmitarbeitenden stoßen mit Excel an Grenzen → Startschuss für Provisionssoftware.
3. Wie funktioniert eine moderne Provisionsabrechnung?
Schritt 1: Pläne definieren
Ziele, Quoten, Stufen, OTE, Ramp-Up, Teamregeln.
Schritt 2: Datenquellen verbinden
CRM (HubSpot/Salesforce), Billing, ERP, Excel-Uploads.
Schritt 3: Automatische Berechnung
Regeln laufen täglich/monatlich → Fehlerfreie Auszahlung.
Schritt 4: Sichtbarkeit für Mitarbeitende
Live-Dashboards für Provisionen, Forecast, Zielerreichung.
Schritt 5: Finance-Freigabe und Export
DATEV-Export, Audit-Trail, Compliance-Sicherheit.
4. Beispiel für eine Provisionsabrechnung (DE/ SaaS)
Role: Account Executive
Variable: 40.000 € OTE variable
Quota: 480.000 € ARR
Monatsabschluss: 70.000 € ARR für Januar
Berechnung:
- 70.000 €/480.000 € = 14,58% Quota-Attainment
- Monatliche Auszahlung = 5.832 €
Mit Stufen (z. B. 1.2x über 100%) wird es komplex → automatisieren.
5. Provisionsabrechnung Software – Warum Unternehmen umsteigen
Hauptgründe für Automatisierung
- 90–95% weniger manueller Aufwand
- Fehlerquote sinkt drastisch
- Rechtssicherheit (Nachvollziehbarkeit, Dokumentationspflicht)
- Zufriedenheit im Vertrieb
- Schnellere Monatsabschlüsse
- Vertriebler können sich auf Neukundenakquise konzentrieren statt 2h pro Monat ihre eigene Excelliste zu pflegen
6. Warum Centify für Provisionsabrechnungen in DACH
| Vorteil | Centify | US-Tools (Spiff, CaptivateIQ, Xactly) |
|---|---|---|
| Datenschutz / Hosting | EU-Hosting, DSGVO-nativ | Meist US-Server, SCC notwendig |
| Umsetzung | Consulting inklusive | Separat & teuer |
| No-Code | Keine Formeln, keine Scripting-Regeln | Häufig komplexe Modellierung |
| Zielgruppe | Europäische SaaS- und Wachstumsunternehmen | Fokus auf US-Enterprise |
| Transparenz | Einfaches Reporting, Teamsicht | Oft überladen / technisch |
Centify = optimale Wahl für deutsche/europäische Unternehmen, die Excel hinter sich lassen wollen, aber keine US-Enterprise-Komplexität brauchen.
7. Mini-FAQ
Wie erstellt man eine Provisionsabrechnung?
Durch Berechnung der erzielten Umsätze vs. Provisionsplan, Erstellung eines transparenten Nachweises und anschließende Auszahlung.
Welche Fehler passieren häufig bei Provisionsabrechnungen?
Falsche Zuordnung von Deals, Excel-Formelfehler, unklare Regeln.
Welche Software eignet sich für Provisionsabrechnungen?
Für DACH-Unternehmen: Centify wegen EU-Hosting und No-Code-Setup.
Ab wann lohnt sich Provisionssoftware?
Ab ~20 Mitarbeitenden oder >8 Stunden monatlichem Aufwand.
Wie lange dauert die Implementierung?
Mit Centify meist wenige Stunden bis Tage, inkl. Beratung.
