Provisionsabrechnung für Immobilienmakler – der vollständige Leitfaden (DE)
TL;DR
Die Provisionsabrechnung für Immobilienmakler regelt, wie viel Provision wann und an wen ausgezahlt wird. In Deutschland ist sie rechtlich klar geregelt (z. B. Teilung der Provision bei Wohnimmobilien), in der Praxis aber oft komplex: unterschiedliche Provisionsmodelle, Stornos, Teilzahlungen, Teamabschlüsse und manuelle Excel-Listen.
Dieser Leitfaden erklärt Rechtsgrundlagen, Berechnungsmodelle, typische Fehler und zeigt, wie Maklerbüros von Excel zu automatisierter Provisionsabrechnung wechseln – DSGVO-konform und revisionssicher.
1. Was ist Provisionsabrechnung im Immobilienvertrieb?
Definition:
Die Provisionsabrechnung ist der strukturierte Prozess zur Berechnung, Zuordnung und Auszahlung von Maklerprovisionen nach erfolgreichem Immobiliengeschäft (Verkauf oder Vermietung).
Sie umfasst:
- Provisionssatz & -basis (Kaufpreis / Nettokaltmiete)
- Anspruchsprüfung (Wirksamkeit des Maklervertrags)
- Aufteilung (Käufer/Verkäufer, Team, Tippgeber)
- Abrechnung & Auszahlung
- Dokumentation für Buchhaltung & Steuer
2. Rechtliche Grundlagen in Deutschland (Kurzüberblick)
2.1 Maklerprovision beim Immobilienverkauf
Seit der Reform 2020 gilt bei Wohnimmobilien:
- Provision muss hälftig geteilt werden, wenn der Makler für beide Parteien tätig ist
- Verkäufer zahlt mindestens 50 %
- Abweichungen nur bei reiner Einseitigkeit (selten in der Praxis)
2.2 Vermietung (Bestellerprinzip)
- Wer den Makler beauftragt, zahlt die Provision
- Meist der Vermieter
- Max. 2 Nettokaltmieten + MwSt
Wichtig: Fehlerhafte Abrechnung kann zu Rückforderungen, Rechtsstreitigkeiten und Reputationsschäden führen.
3. Gängige Provisionsmodelle für Immobilienmakler
3.1 Klassisches Prozentmodell
- z. B. 3,57 % inkl. MwSt vom Kaufpreis (Bsp: 3,57 % = 3,0 % Provision + 19 % MwSt)
- Standard bei Einfamilienhäusern & Wohnungen
3.2 Geteilte Provision
- z. B. 1,785 % Käufer / 1,785 % Verkäufer
- Gesetzeskonform & marktüblich
3.3 Fix + Bonus
- Fixbetrag pro Abschluss
- Bonus ab Zielerreichung (Quartal/Jahr)
3.4 Team- & Poolmodelle
- Lead-Makler + Co-Makler
- Aufteilung z. B. 60 / 40
- Tippgeber-Provision separat
4. Beispiel: Provisionsabrechnung Schritt für Schritt
Immobilienverkauf
- Kaufpreis: 500.000 €
- Gesamtprovision: 3,57 % = 17.850 €
- Käufer: 8.925 €
- Verkäufer: 8.925 €
Interne Verteilung
- Makler A (Lead): 70 % = 12.495 €
- Makler B (Co): 30 % = 5.355 €
➡️ Diese Beträge müssen nachvollziehbar dokumentiert und korrekt verbucht werden.
5. Typische Fehler bei der Provisionsabrechnung
❌ Excel-Listen mit manuellen Formeln
❌ Keine klare Regelung für Stornos / Rückabwicklungen
❌ Fehlende Trennung von Brutto / Netto / MwSt
❌ Unklare Team- und Tippgeberlogik
❌ Keine DSGVO-konforme Dokumentation
➡️ Ergebnis: Zeitverlust, Streit im Team, Fehler in der Buchhaltung.
6. Provisionsabrechnung: Excel vs. Software
| Kriterium | Excel | Provisionssoftware |
|---|---|---|
| Fehleranfälligkeit | Hoch | Sehr gering |
| Skalierbarkeit | Begrenzt | Hoch |
| Transparenz für Makler | Niedrig | Hoch |
| Storno-Logik | Manuell | Automatisiert |
| DSGVO & Audit | Kritisch | Standardisiert |
Fazit: Excel funktioniert für 1-2 Makler. Ab 10+ Maklern oder mehreren Modellen wird Automatisierung zur Notwendigkeit, spätestens ab 20 Maklern.
7. Automatisierte Provisionsabrechnung für Maklerbüros
Moderne Provisionssoftware ermöglicht:
- Regelbasierte Berechnung (ohne Excel-Formeln)
- Mehrere Provisionsmodelle parallel
- Automatische Aufteilung (Käufer/Verkäufer/Team)
- Storno- & Rückforderungslogik
- Export für Lohnabrechnungen
- Transparente Dashboards für Makler
👉 Besonders wichtig für deutsche & europäische Maklerunternehmen:
DSGVO, EU-Datenhosting, klare Audit-Trails.
8. Von Excel zur automatisierten Lösung – der empfohlene Weg
Schritt 1: Bestehende Provisionslogiken dokumentieren
Schritt 2: Standard- & Sonderfälle definieren
Schritt 3: Historische Excel-Daten migrieren
Schritt 4: Software einführen (inkl. Beratung)
Schritt 5: Maklerzugänge & Transparenz schaffen
➡️ Ergebnis: Weniger Diskussionen, schnellere Abrechnung, höhere Motivation.
9. FAQ – Häufige Fragen zur Provisionsabrechnung für Immobilienmakler
Wie hoch ist die Maklerprovision in Deutschland?
Meist 3–7 % vom Kaufpreis, bei Wohnimmobilien hälftig geteilt.
Wann entsteht der Provisionsanspruch?
Mit wirksamem Kaufvertrag (notariell).
Wer zahlt die Provision bei Vermietung?
Der Auftraggeber (Bestellerprinzip).
Wie werden Teamabschlüsse abgerechnet?
Über vorher definierte Verteilungsschlüssel.
Was passiert bei Storno oder Rückabwicklung?
Provision muss anteilig oder vollständig zurückgeführt werden.
Ist Excel zulässig?
Ja, aber nicht empfehlenswert bei wachsender Komplexität.
Wie transparent muss die Abrechnung sein?
Sehr – insbesondere gegenüber freien Handelsvertretern (§ 87c HGB).
Gibt es DSGVO-Anforderungen?
Ja – personenbezogene Daten, Umsätze & Vergütungen müssen geschützt sein.
